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Frühere gemäß § 2 Abs. 2 VO DV I erteilte Genehmigungen haben weiterhin Bestand. Dies gilt auch beim Wechsel der Leitung der Schule oder der Leitung des ZfsL. Wenn Zweifel bestehen, ob solche früheren Genehmigungen wirklich noch ausreichen, sollten Leitungen in Erwägung ziehen, neue Genehmigungen nach dem Vordruck zu erteilen.

Im Übrigen sind neue Genehmigungen oder Anpassungen an die bestehenden immer dann erforderlich, wenn sich zu den individuell anzugebenen Daten Änderungen ergeben haben. Bei neu zu erteilenden Genehmigungen ist die jeweils aktuelle Fassung des Genehmigungsvordrucks zu verwenden.

Bestehende Genehmigungen müssen bei Änderung der verwendeten Endgeräte an die dann aktuelle Fassung angepasst werden.

Anpassungen des Genehmigungsvordrucks durch einschränkende Anmerkungen einer Lehrkraft z. B. in Bezug auf die verfügbare Sicherheitssoftware des individuell verwendeten Gerätes oder weitergehende Konkretisierungen der Schulleitung sind durchaus zulässig. Es liegt jedoch in der Verantwortung der Schulleitung, ob sie die Genehmigung auf Basis der Änderungen erteilt, denn das Mindestmaß an notwendigen Maßnahmen zum Datenschutz darf nicht unterschritten werden. Dabei sollte sie sich von der bzw. dem zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten beraten lassen.

Es gehört zum Verantwortungsbereich der Lehrkräfte, sich für die Nutzung ihrer Privatgeräte eine Genehmigung der Schulleitung erteilen zu lassen. Falls erforderlich, muss diese auch nachgewiesen werden können. Es ist daher ratsam, ein Exemplar zu den eigenen Unterlagen zu nehmen. Daneben ist ein Exemplar in die persönliche Schulakte der Lehrkraft in der Schule aufzunehmen (vgl. §5 Abs. 2 VO DV II).

Die Genehmigung zur Nutzung von privaten ADV-Geräten ist von der Schulleitung auszufüllen, die für die personenbezogenen Daten der konkret zu beschulenden Schülerinnen und Schüler verantwortlich ist. Sofern Lehrkräfte z.B. wegen Teilabordnung oder als HSU-Lehrkraft an mehreren Schulen tätig sind, kann als Behelf für die Praxis wie folgt vorgegangen werden:

• Die Schulleitung der Stammschule erteilt ihrer Lehrkraft eine Genehmigung zur Nutzung eines privaten ADV-Gerätes für die Verarbeitung von personenbezogenen Schülerdaten der Stammschule.
• Die Lehrkraft legt diese ausgefüllte Genehmigung auch den Schulleitungen der anderen Schulen vor. Diese Schulleitungen zeichnen nur den Teil D des Genehmigungsvordrucks gegen, unter Angabe von Name/Adresse der Schule.
• Die Lehrkraft verfügt somit über eine qualifizierte Genehmigung zur Verarbeitung der erforderlichen Schülerdaten, die in den darin genannten Schulen von ihr unterrichtet werden. Die Genehmigung zur Nutzung des Privatgerätes umfasst die in Anlage 3 zur VO DV I genannten Daten.

Es muss nicht in jeder der anderen Schulen eine vollständige Genehmigung vorgehalten werden; die Genehmigung wird der Lehrkraft als Person erteilt und ein Exemplar ist in ihrer persönlichen Akte in ihrer Stammschule abzulegen [vgl. § 5 Abs. 2 VO DV II i.V.m. Anlage 2 Nr. IV 8].

Es ist in den schulischen Regularien zum Datenschutz nicht vorgesehen, dass die Schulaufsbehörde eine solche Genehmigung für Schulleitungen zu erteilen hat.

Zur eigenen Sensibilisierung sollte die Schulleitung sich an den Inhalten des Genehmigungsvordrucks orientieren. Sie kann sich zudem von den schulischen Datenschutzbeauftragten beraten lassen.

Die Genehmigung muss vorliegen, sobald Daten auf den privaten Endgeräten verarbeitet werden sollen.

Keine Lehrkraft ist verpflichtet, private Endgeräte für dienstliche Zwecke zu nutzen. Die Schulleitung sollte das Kollegium jedoch darauf hinweisen, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern auf Privatgeräten ohne Genehmigung nicht zulässig ist.

Gleiches gilt für die Verarbeitung der Daten von Lehramtsanwärterinnen und –anwärtern und Lehrkräften in Ausbildung auf Privatgeräten der mit Ausbildung betrauten Personen (vgl. § 2 Abs. 4 VO DV II).

Die Anpassung des Genehmigungsformulars steht auf der aktuellen Agenda, das bestehende Dokument kann jedoch bis zur Bereitstellung der überarbeiteten Fassung weiterhin verwendet werden.

Die Umsetzung liegt in der Eigenverantwortung der Lehrkraft. Es ist praktisch nicht möglich, dass eine Schulleitung die Einhaltung dienstlicher Pflichten jeder einzelnen Lehrkraft ständig kontrolliert, sei es an dienstlich zur Verfügung gestellten oder sei es an privaten Endgeräten. Ebenso ist es auch nicht gewährleistet, dass die vom Schulträger zur Verfügung gestellte Hard- und Software von der Schulleitung ständig auf die Einhaltung der Informationssicherheits- und Datenschutzvorgaben überprüft wird. Vorhandener Qualifizierungsbedarf sollte in der Schule festgestellt und durch entsprechende Informationsveranstaltungen und Fortbildungsmaßnahmen gedeckt werden. Zusätzlich kann die Schule und können einzelne Lehrkräfte bei allgemeinem Beratungsbedarf auf die Unterstützungsangebote der behördlichen Datenschutzbeauftragten für die Schulen, der Medienberaterinnen und Medienberater und der Medienberatung NRW zurückgreifen.

Die geregelten Bedingungen in der Genehmigung beinhalten selbstverständlich nicht die Berechtigung, private Endgeräte von Lehrkräften persönlich zu überprüfen.

Die Art und Weise des Nachweises hängt vom Einzelfall ab und kann daher nicht pauschal beantwortet werden. Grundsätzlich kann nur die Lehrkraft selber den Nachweis erbringen, ob und welche Maßnahmen sie umgesetzt hat.

Die Bedenken der LDI sind dem Ministerium für Schule und Bildung bekannt. Angesichts des Umstands, dass Lehrkräfte traditionell einen Teil ihrer dienstlichen Tätigkeit zu Hause erbringen, ist Absicht des MSB, Lehrkräften am heimischen Arbeitsplatz auch den Einsatz privater ADV-Geräte zu ermöglichen.

Deshalb ist die Genehmigungspflicht vorgegeben. Sie beinhaltet u. a. die datenschutzrechtlich erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zu treffen sind. Die Lehrkraft ist damit verpflichtet, die personenbezogenen Schülerdaten nur für dienstliche Zwecke zu verarbeiten und die technischen und organisatorischen Vorgaben umzusetzen und einzuhalten.

Den Einsatz von Privatgeräten unter der Voraussetzung einer qualifizierten Genehmigung zu ermöglichen, ist aus Sicht des MSB vertretbar, um datenschutzrechtliche Anforderungen mit der Praxis und der fortschreitenden Digitalisierung vereinbaren zu können.

Eine Genehmigung ist für die Nutzung eines privaten Endgerätes einzuholen, sobald Daten mit Personenbezug auf diesem verarbeitet werden sollen (vgl. § 2 Abs. 2 Satz 1 VO DV I bzw. § 2 Abs. 4 VO DV II). Dieses gilt auch, wenn z. B. Webanwendungen mit personenbezogenen Daten nur aufgerufen werden; auch das reine Betrachten bzw. Lesen von Daten auf dem Bildschirm fällt bereits unter den Begriff der Datenverarbeitung.

Die Seriennummer dient der Identifizierung eines genehmigten Gerätes und somit dem Nachweis, dass auf diesem Gerät personenbezogene Daten aus der Schule verarbeitet werden dürfen. Die Angabe kann zudem hilfreich sein, wenn z.B. über einen Schadensersatzanspruch bei Beschädigung eines Gerätes zu entscheiden ist.

Bei selbst konfigurierten Geräten handelt es sich in der Regel um Desktoprechner, die nicht in der Schule, sondern im häuslichen Umfeld einer Lehrkraft zum Einsatz kommen. Hier ist die Seriennummer einer zentralen Hardwarekomponente, z. B. des Mainboards, anzugeben.

Lehrkräfte, die an Schulen in die Ausbildung von Lehramtsanwärterinnen, Lehramtsanwärtern oder Lehrkräften in Ausbildung eingebunden sind, benötigen für die Verarbeitung von Daten dieser Personen eine Genehmigung. Dazu wurde festgelegt, dass die Genehmigung - anders als im Vordruck vorgesehen - ebenfalls von der Schulleitung erteilt wird.

Bis zu einer entsprechenden Änderung des Genehmigungsvordrucks (die erst nach Änderung der VO DV II möglich sein wird) sind somit die Teile E und F des Genehmigungsvordrucks für diese Ausbildungslehrkräfte an Schulen im Einzelfall von der Schulleitung - und nicht von einer ZfsL-Leitung - zu unterzeichnen.