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Verantwortlich für die Datenverarbeitung an der Schule ist der Schulleiter bzw. die Schulleiterin, auch dann, wenn Daten auf privaten Endgeräten von Lehrkräften verarbeitet werden.

Der Zweck der Datenverarbeitung ergibt sich aus den der Schule per Schulgesetz NRW übertragenen Aufgaben („Bildungsauftrag der Schule“). Verarbeitungen die darüber hinausgehen sind für die Schule - und damit auch für Lehrkräfte - nur dann zulässig, wenn andere Rechtsgrundlagen oder wirksame Einwilligungen der Betroffenen dies erlauben.

In Anlage 3 der Verordnung VO DV I (Bass 10-44 Nr. 2.1) ist festgelegt, welche Daten von Schülerinnen und Schülern für die Verarbeitung auf privaten Geräten von Lehrkräften genehmigungsfähig sind.

In der Verordnung nicht enthaltene Daten - wie beispielsweise Fotos einzelner Schülerinnen und Schüler zur Nutzunmg in einem digitalen Klassenbuch - dürfen auch nicht aus Gründen der „Pädagogischen Freiheit“ oder aus Gewohnheitsrechten verarbeitet werden. Lediglich wirksame Einwilligungen der Betroffenen erlauben die Verarbeitung dieser Daten.

• 7 - Die Schülernummer/Nummer des Gesamtschülerverzeichnisses
  ist die schulinterne Identifikationsnummer der Schülerinnen und Schüler aus dem schuleigenen oder vom Schulträger bereitgestellten Schulverwaltungsprogramm, z. B. Schild-NRW.
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  10 - Leistungsbewertungen in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schüler/innen unterrichtet
  Zu den Leistungsbewertungen zählen auch: Noten(listen), Wortzeugnisse, Informationen zum Arbeits- und Sozialverhalten
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  13 - Erreichbarkeit
  Unter „Erreichbarkeit“ fallen die folgenden Daten:
  Anschrift Wohnsitz, Anschrift Postzustellung, Telefon, schulische E-Mail-Adresse (falls vorhanden)
  Freiwillig können die private Faxnummer, private E-Mail-Adresse sowieTelefonnummern am Arbeitsplatz oderdie berufliche E-Mail-Adresse der Eltern angegeben sein. Ist dies der Fall, dürfen diese Daten zu Kommunikationszwecken genutzt werden. Ebenfalls dürfen Kontaktdaten von Ausbildungsbetrieben verarbeitet werden.

Lehrkräfte mit weitergehender Funktion dürfen nicht nur Daten der Lernenden verarbeiten, die sie selbst unterrichten, sondern zusätzlich, in Ausübung ihrer Funktion, die hier aufgeführten Daten von Schülerinnen und Schülern.

• 4 - Vermerke über Benachrichtigungen
  Es handelt es sich hierbei um die Benachrichtigungen bei gefährdeten Versetzungen („blaue Briefe“).

• 1 - Kommunikationsdaten
  Die Bekanntgabe einer privaten E-Mail-Adresse kann als Einwilligung in die elektronische Kommunikation angesehen werden.
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  2 - Bilddaten
  Es kommt vor, dass von Lehrkräften personenbezogene Daten aus der Schule verarbeitet werden sollen, die nicht die nicht in den Verordnungen genannt sind. Ein Beispiel sind Fotos von Schülerinnen und Schülern.Für die Verarbeitung dieser Daten ist eine wirksame Einwilligung der Betroffenen oder der Eltern erforderlich.

Der Kreis der betroffenen Personen sind die Personengruppen, deren Datensätze ggf. von einer Lehrkraft auf Privatgeräten verarbeitet werden.

Der Begriff „Eltern“ umfasst nach §123 SchulG nicht nur die leiblichen Eltern, sondern auch gesetzliche Sorgeberechtigte, Betreuerinnen und Betreuer, weitere Personensorgeberechtigte wie auch die Lebenspartnerin oder der Lebenspartner und natürlich auch die volljährigen Schülerinnen und Schüler selbst.

Die zugriffsberechtigten Personen bzw. Personengruppen sind diejenigen, die eine Genehmigung von der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter einholen können. Entsprechend ihrer Aufgaben dürfen sie dann die unter 3.1 - 3.3 des Vordrucks genannten Daten auf ihren Privatgeräten verarbeiten.

In diesem Abschnitt ist aufgeführt, woher die Lehrkraft die zu verarbeitenden Daten beziehen darf / kann.
Stammdaten (Name, Erreichbarkeit, …) erhält sie in der Regel aus der Schülerakte oder aus dem Schulverwaltungsprogramm.

Die im Rahmen der Aufgabenerfüllung entstehenden Daten sind solche, die eine Lehrkraft in Ausübung ihrer Tätigkeit erstellt. Diese Daten können eine Grundlage zur Erstellung von Leistungsbeurteilungen, Förderplänen oder Wortzeugnissen sein.

Mit dieser Aufbewahrungsfrist besteht für die Lehrkraft die Vorgabe die auf den eigenen Geräten verarbeitenden personenbezogenen mit Ablauf der genannten Zeitspanne zu löschen.

Das Anlegen von Ordnern mit Schuljahresbezug für Dokumente mit Personenbezug, kann dabei unterstützen, zu löschende Daten leichter zu identifizieren.
Für die Ablage in der schulischen Umgebung gelten andere Fristen. Dort können auf dem Privatgerät zu löschende Daten - unter Beachtung der in § 9 VO-DV I genannten Löschfristen sowie der Gewährleistung der Sicherheit der Daten während ihrer Übertragung - archiviert werden.

Zu beachten ist, dass Datenerhebungen auf Basis von Einwilligungen jederzeit – auch vor Ablauf der Frist - widerrufen werden können und dann unverzüglich zu löschen sind.

Hilfestellungen zum Löschen von Daten finden sich unter Teil B. Datensicherheit.