Fragen zur Kommunikation mit Erziehungsberechtigten
Sollten Schülerinnen oder Schüler sowie Eltern unaufgefordert sensible Dokumente per E-Mail versenden, so liegt dies in deren eigener Verantwortung. Lernende sollten im Rahmen der Medienkompetenzbildung über das Versenden personenbezogener Daten über unsichere Kommunikationswege informiert werden.
Sollte eine Lehrkraft sensible Dokumente per E–Mail erhalten, so sind diese Dokumente umgehend in eine datenschutzrechtlich konforme Umgebung zu überführen.
Sollten Schülerinnen oder Schüler sowie Eltern unaufgefordert sensible Dokumente per E-Mail versenden, so liegt dies in deren eigener Verantwortung. Lernende sollten im Rahmen der Medienkompetenzbildung über das Versenden personenbezogener Daten über unsichere Kommunikationswege informiert werden.
Sollte eine Lehrkraft sensible Dokumente per E–Mail erhalten, so sind diese Dokumente umgehend in eine datenschutzrechtlich konforme Umgebung zu überführen.
Telefongespräche mit einzelnen Eltern von einem privaten mobilen Telefon aus zu führen ist unproblematisch. Telefonnummern oder Namenslisten von Eltern auf einem privaten Smartphone zu speichern, bedarf jedoch der Genehmigung der Schulleitung zur Nutzung des Endgerätes für die Verarbeitung personenbezogener Elterndaten. Die Verarbeitung von Telefonnummern der Lernenden ist laut Anlage 3 der VO DV I nicht vorgesehen. In jedem Falle ist darauf zu achten, dass weitere auf dem jeweiligen Endgerät genutzte Apps oder Dienste (wie z.B. WhatsApp) keinen Zugriff auf Kontaktdaten von Eltern nehmen können.
Datenschutzrechtlich relevant sind nur Inhalte, die personenbezogene Daten (insbesondere der Schülerinnen und Schüler) enthalten. Derartige dienstliche Kommunikation über E-Mail kommt daher aus datenschutzrechtlicher Sicht nur über dienstliche E-Mail-Adressen in Betracht, die von der Schulleitung bzw. dem Schulträger bereitgestellt wurden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Eltern bzw. die einwilligungsfähigen Schülerinnen und Schüler mit der E-Mail-Kommunikation einverstanden sind; denn die Angabe ihrer privaten E-Mail-Adresse ist nach der VO DV I freiwillig und jederzeit widerrufbar. In der Schulpraxis kann das Einverständnis auch konkludent erfolgen, indem Eltern sich z.B. mit Anfragen eigeninitiativ per E-Mail an die Schule wenden.
Unter der gleichen Voraussetzung, das heißt, den dafür üblichen Bedingungen (Genehmigung), können z.B. über LOGINEO NRW oder andere dienstlich zur Verfügung gestellte Systeme auch von Privatgeräten E-Mails mit personenbezogenen Daten versendet werden, wenn in dem System eine dienstliche E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt wird. Auch hier ist die E-Mail-Kommunikation auf die in Anlage 3 zur VO DV I aufgelisteten Daten beschränkt.
Schulbezogene Kommunikation von Lehrkräften über ihre privaten E-Mail-Konten mit Schülerinnen und Schülern oder Eltern hat zu unterbleiben. Hierfür ist stets die dienstliche E-Mail-Adresse zu nutzen. Die Nutzung einer privaten E-Mail-Adresse für sonstige Kommunikation mit Eltern, Schülern und Schülerinnen, liegt im alleinigen Verantwortungsbereich der Lehrkraft. Diese Kommunikation fällt nicht in die datenschutzrechtliche Verantwortung der Schulleitung.