Fragen zur Kommunikation mit Erziehungsberechtigten
Sollten Schülerinnen oder Schüler sowie Eltern ungefragt sensible Dokumente per E-Mail versenden, so liegt dies in deren eigener Verantwortung. Lernende sollten im Rahmen der Medienkompetenzbildung über die Brisanz informiert werden.
Sollte eine Lehrkraft sensible Dokumente per E–Mail erhalten, so sind diese Dokumente umgehend in eine datenschutzrechtlich konforme Umgebung zu überführen.
Sollten Schülerinnen oder Schüler sowie Eltern ungefragt sensible Dokumente per E-Mail versenden, so liegt dies in deren eigener Verantwortung. Lernende sollten im Rahmen der Medienkompetenzbildung über die Brisanz informiert werden.
Sollte eine Lehrkraft sensible Dokumente per E–Mail erhalten, so sind diese Dokumente umgehend in eine datenschutzrechtlich konforme Umgebung zu überführen.
Telefongespräche mit einzelnen Eltern von einem mobilen Telefon aus zu führen ist unproblematisch. Telefonnummern oder Namenslisten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern auf einem Smartphone zu speichern bedarf jedoch der Genehmigung der Schulleitung zur Nutzung des Endgerätes für die Verarbeitung personenbezogener Schüler-/Elterndaten.
Datenschutzrechtlich relevant sind nur Inhalte, die personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler enthalten. Derartige dienstliche Kommunikation über E-Mail kommt daher aus datenschutzrechtlicher Sicht nur über dienstliche E-Mail-Adressen in Betracht, die von der Schulleitung bzw. dem Schulträger bereitgestellt wurden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Eltern bzw. die einwilligungsfähigen Schülerinnen und Schüler mit der E-Mail-Kommunikation einverstanden sind; denn die Angabe ihrer privaten E-Mail-Adresse ist nach der VO DV I freiwillig und jederzeit widerrufbar. In der Schulpraxis kann das Einverständnis auch konkludent erfolgen, indem Eltern sich z.B. mit Anfragen selber per E-Mail an die Schule wenden. Unter der gleichen Voraussetzung können z.B. über LOGINEO NRW oder andere dienstlich zur Verfügung gestellte Systeme auch von Privatgeräten E-Mails mit personenbezogenen Daten versendet werden, wenn in dem System eine dienstliche E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt wird. Die Verarbeitung der Daten auf Privatgeräten unterliegt allerdings den dafür üblichen Bedingungen (Genehmigung) und ist auch bei der E-Mail-Kommunikation auf die in Anlage 3 zur VO DV I aufgelisteten Daten beschränkt.
Soweit Lehrkräfte über ihre privaten E-Mail-Konten mit Schülerinnen und Schülern oder Eltern kommunizieren, ist dies ihre persönliche Entscheidung, die nur einvernehmlich mit Eltern bzw. Schülerinnen und Schülern zu erfolgen hat. Diese Kommunikation fällt nicht in die datenschutzrechtliche Verantwortung der Schulleitung.